Johdanto
Collection Pro tarjoaa joustavat käyttöoikeustasot: yleinen pääsy hakuun, pääsy tiettyihin objektityyppeihin (esim. hankinta, kokoelmat, toimijat) sekä pääsy tiettyihin käyttöliittymän ominaisuuksiin, tietokenttiin ja tulostustapoihin, kuten listoihin ja raportteihin. Näin ollen Collection Pro mahdollistaa sen, että käyttäjät pääsevät käsiksi vain niihin ohjelman osiin ja toimintoihin, joita he tarvitsevat työnsä suorittamiseen. Käyttäjän todelliset käyttöoikeudet määritetään muokkaamalla pääsyä järjestelmän ominaisuuksiin ja objektityyppeihin käyttäjä- tai ryhmäkohtaisesti. Lisäksi on mahdollista estää tiettyjen kenttien tietojen syöttö yksittäisille käyttäjille ja ryhmille. Seuraavat luvut antavat lyhyen yleiskatsauksen Collection Pron käyttöoikeuksien konseptista.
Käyttäjä
Jokaisen Collection Pron kanssa työskentelevän käyttäjän on kirjauduttava järjestelmään, pois lukien jaetut kokoelmat ja vieraat (anonyymi käyttö). Järjestelmän asetuksista riippuen kirjautuminen voidaan suorittaa automaattisesti esim. Microsoft Windows kirjautumistietojen perusteella tai se on tehtävä käyttäen Collection Pron kirjautumislomaketta. Ohjelma luo yksilöllisen tietueen kullekin käyttäjälle, johon voidaan tallentaa kaikki käyttäjän tiedot, kuten nimi, osasto, puhelinnumero, sähköposti, käyttöoikeus ryhmät jne, sekä valinnaiset järjestelmäoikeudet, jotka koskevat kyseistä käyttäjää. Käyttöoikeudet sisältävät seuraavat yksiköt:
- Käyttöoikeusryhmien määrittely: Määritä ryhmät käyttäjälle tai katso, mitkä ryhmät ovat automaattisesti asetettu.
- Järjestelmäoikeudet: Määritä, mihin osioihin käyttäjällä on oikeus päästä ja mitä ominaisuuksia hän saa käyttää.
- Oikeudet: Määritä, mitkä muut käyttäjät tai käyttäjäryhmät voivat hallita tätä käyttäjää (luku, kirjoitus, poisto).
Ryhmät
Käyttäjäryhmiä voidaan käyttää käyttäjien rakenteelliseen järjestämiseen ja oikeuksien määrittämiseen. Voit luoda omia ryhmiä tai käyttää ennalta määriteltyjä järjestelmäryhmiä. Ryhmät voidaan määrittää käyttäjille manuaalisesti tai automaattisesti.
Objektityypit
Hallinnoi tässä käyttäjän tai ryhmän objektityyppien oikeudet, jotta käyttäjä tai ryhmä voi päästä käsiksi listoihin/tesaureihin. Aseta ladattavien ja vietävien tiedostojen mukautetut tiedostonimet tai lisää hakusuodatin kentille.
Poolit
Poolit voidaan ymmärtää kansioina, joihin voit sijoittaa tiedostosi tai tietueesi. Poolien osalta oikeudet voidaan konfiguroida siten, että eri käyttäjäryhmät saavat erilaisen pääsyn tietueisiin.
Käyttötapaukset
Käyttötapaukset voivat perustua sisältöön, oikeuksiin tai työnkulkuun. Muutamia mahdollisia esimerkkejä käyttötapauksista:
| Käyttötapaus | Esimerkki | Kuvaus |
|---|---|---|
| Sisältö |
| Poolit voidaan järjestää esimerkiksi kuvien tai dokumenttien mukaan, mikä mahdollistaa tarvittavan sisällön nopean valinnan. Voit käyttää erilaisia objektityyppejä tai maskeja, jotta jokaisessa poolissa on erilaiset tietokentät. |
| Oikeudet |
| Yleisin poolien käyttötapa. Luo poolit ja käyttäjäryhmät kullekin osastolle, jolloin voit esimerkiksi määrittää, että kukin osasto pääsee käsiksi vain omiin tietueisiinsa. |
| Työnkulku | | Joskus voi olla järkevää heijastaa työnkulut pooleihin. Kaikki uudet tiedostot / tietueet ladataan “Käsittelyssä” pooliin, ja kun ne on valmisteltu (ja muokattu), ne voidaan siirtää “Julkaistut” pooliin. Tämä ei ole pakollista, mutta voidaan yhdistää oikeuksiin niin, että vain julkaistut poolin tietueet ovat kaikkien käyttäjien saatavilla. |
Tunnisteet ja työnkulut
Tunnisteet ovat merkintöjä, joita voidaan liittää tietueisiin. Niitä voidaan käyttää kuvaamaan työnkulkuja tai antamaan käyttäjille pääsy tiettyihin tietueisiin.
Käyttötarkoitukset
Tunnisteita ja työnkulkuja voidaan hyödyntää monin eri tavoin. Tässä muutamia yleisiä käyttötarkoituksia:
| Käyttötapaus | Kuvaus |
|---|---|
| Muokkaustila | Joskus tietueiden viimeistely vie aikaa, koska tarvittavaa tietoa kerätään pidemmällä aikavälillä. Vaihtoehtoisesti saatat haluta ladata tiedostoja nopeasti vain vähimmäistiedoilla ja työstää yksityiskohtia myöhemmin. Tietueiden tilan seuraamiseksi voit luoda tunnisteita jokaiselle vaiheelle (esimerkiksi ”uusi”, ”kesken” tai ”valmis”). Käyttöoikeuksien ja tunnistesuodattimien avulla voit jopa määrittää, että tietyt käyttäjäryhmät pääsevät käsiksi vain valmiisiin tietueisiin tai voivat ladata niitä. |
| Tietueiden julkaisu | Jos haluat tarjota ulkoisille käyttäjille pääsyn osaan tietueista ilman sisäänkirjautumista, voit luoda tunnisteen merkitsemään julkisesti saatavilla olevia tietueita (esimerkiksi ”Ulkoinen” tai ”Julkaistu”). Käyttöoikeuksien ja tunnistesuodattimien avulla varmistat, että he näkevät vain haluamasi tiedot. |
| Toimituksellinen työnkulku | Jos tietueet tarvitsevat jonkun tarkistuksen ja hyväksynnän ennen julkaisua, voit määrittää ryhmän (esimerkiksi ”Toimittajat”), tunnisteen (esimerkiksi ”Tarkistettavaksi”) ja luoda työnkulun, jossa toimittajat saavat sähköpostin aina, kun uusi tietue on merkitty tarkistettavaksi. Voit myös varmistaa, etteivät kaikki käyttäjät voi asettaa ”Julkaistu”-tunnistetta määrittämällä työnkulun, joka estää tiettyjä ryhmiä asettamasta kyseistä tunnistetta. |
| Automaattiset viennit | Jos haluat säännöllisesti viedä osan tietueistasi ulkoisille verkkosivustoille tai portaaleihin, voit luoda tunnisteen (esimerkiksi ”Vienti portaaliin 1”), merkitä tietueet ja määrittää aikataulutetun viennin kaikille merkityille tietueille. |
Esiasetukset
Esiasetukset ovat erinomainen tapa luoda ennalta määriteltyjä oikeuksia, jotka nopeuttavat ja yksinkertaistavat kokoelmien ja/tai tietueiden jakamista muiden kanssa.
Huomaa, että jos käyttäjällä ei ole järjestelmäoikeutta “Jakamisoikeuksien esiasetusten hallinta”, esiasetukset ovat ainoa tapa jakaa kokoelmia tai tietueita muiden kanssa.