Tunnisteet ja työnkulut

Tunnisteet ovat merkintöjä, joita voidaan liittää tietueisiin. Niitä voidaan käyttää kuvaamaan työnkulkuja tai antamaan käyttäjille pääsy tiettyihin tietueisiin.

Käyttötarkoitukset

Tunnisteita ja työnkulkuja voidaan hyödyntää monin eri tavoin. Tässä muutamia yleisiä käyttötarkoituksia:

Käyttötapaus	Kuvaus
Muokkaustila	Joskus tietueiden viimeistely vie aikaa, koska tarvittavaa tietoa kerätään pidemmällä aikavälillä. Vaihtoehtoisesti saatat haluta ladata tiedostoja nopeasti vain vähimmäistiedoilla ja työstää yksityiskohtia myöhemmin. Tietueiden tilan seuraamiseksi voit luoda tunnisteita jokaiselle vaiheelle (esimerkiksi ”uusi”, ”kesken” tai ”valmis”). Käyttöoikeuksien ja tunnistesuodattimien avulla voit jopa määrittää, että tietyt käyttäjäryhmät pääsevät käsiksi vain valmiisiin tietueisiin tai voivat ladata niitä.
Tietueiden julkaisu	Jos haluat tarjota ulkoisille käyttäjille pääsyn osaan tietueista ilman sisäänkirjautumista, voit luoda tunnisteen merkitsemään julkisesti saatavilla olevia tietueita (esimerkiksi ”Ulkoinen” tai ”Julkaistu”). Käyttöoikeuksien ja tunnistesuodattimien avulla varmistat, että he näkevät vain haluamasi tiedot.
Toimituksellinen työnkulku	Jos tietueet tarvitsevat jonkun tarkistuksen ja hyväksynnän ennen julkaisua, voit määrittää ryhmän (esimerkiksi ”Toimittajat”), tunnisteen (esimerkiksi ”Tarkistettavaksi”) ja luoda työnkulun, jossa toimittajat saavat sähköpostin aina, kun uusi tietue on merkitty tarkistettavaksi. Voit myös varmistaa, etteivät kaikki käyttäjät voi asettaa ”Julkaistu”-tunnistetta määrittämällä työnkulun, joka estää tiettyjä ryhmiä asettamasta kyseistä tunnistetta.
Automaattiset viennit	Jos haluat säännöllisesti viedä osan tietueistasi ulkoisille verkkosivustoille tai portaaleihin, voit luoda tunnisteen (esimerkiksi ”Vienti portaaliin 1”), merkitä tietueet ja määrittää aikataulutetun viennin kaikille merkityille tietueille.

Tunnisteet

Tunnisteet järjestetään aina tunnistetyhmiin. On tärkeää luoda ensin tunnisteryhmä napsauttamalla plus-painiketta vasemmassa alareunassa. Lisätäksesi tunnisteen, valitse ensin tunnisteryhmä. Vasta sitten voit napsauttaa plus-painiketta ja valita ”Tunniste”. Poistaaksesi tunnisteita tai tunnisteryhmiä, valitse ne ja napsauta miinus-painiketta vasemmassa alareunassa.

Huomaa, että tunnisteita tai tunnisteryhmiä voi poistaa vain, jos niitä ei käytetä missään tietueissa tai käyttöoikeuksissa.

Oletuksena tässä määritellyt tunnisteet ovat käytettävissä kaikille objektityypeille, joilla on tunnisteiden hallinta käytössä, sekä kaikille käyttäjille kaikissa pooleissa. Objektityypeille ja pooleille voit käyttää vaihtoehtoa ”Käytä yksilöllisiä tunnisteita” käyttääksesi vain osaa tunnisteista.
Jos haluat piilottaa kaikki tunnisteet tietyiltä käyttäjiltä, voit määritellä maskin ja asettaa tunnisteet tilaan ”Älä näytä”. Jos haluat vain estää tiettyjä käyttäjiä asettamasta tai poistamasta tunnistetta, määrittele työnkulku (katso alla).

Tunnisteryhmien ja tunnisteiden järjestystä voi muuttaa käyttämällä pientä vetokahvaa näyttönimen edessä. Ne näytetään tässä järjestyksessä, kun tunnisteita liitetään tietueisiin tai katsellaan tietueiden tunnisteita.

Käytä seuraavia asetuksia tunnisteiden ja tunnisteryhmien määrittämiseen:

Kenttä	Kuvaus
Näyttönimi	Lisää nimi tunnisteryhmälle ja tunnisteille.
Tyyppi	Tunnisteryhmille: Valitse, pitäisikö tunnisteiden olla radiopainikkeita (vain yksi tunniste ryhmästä voidaan asettaa tietueelle) vai valintaruutuja (useita tunnisteita ryhmästä voidaan asettaa tietueelle). Tunnisteille: Valitse ”Yksilöllinen” tai ”Kaikki versiot”. Tällä on merkitystä vain, jos haluat antaa käyttäjille pääsyn tietueiden vanhempiin (merkittyihin) versioihin.
Näyttö	Valitse, näytetäänkö tunniste editorissa, tiedoissa, haussa ja/tai suodattimessa. Valitse ”piilotettu”, jos haluat käyttää piilotettuja tunnisteita työnkuluissa tai tarvitset niitä vain API:lle.
Lisätiedot	Määritä viite tai lyhyt nimi tunnisteryhmälle tai tunnisteelle. Molempien on oltava yksilöllisiä. Tämä voi olla hyödyllistä, kun tuot tietoja tunnisteilla tai työskentelet API:n kanssa. Tunnisteille voit lisäksi lisätä kuvauksen, joka näytetään, kun tunnisteen päälle viedään hiiri.
Käytössä	Vain käytössä olevia tunnisteita voidaan käyttää. Poista tunniste käytöstä piilottaaksesi sen tunnisteiden valinnasta.
Oletus	Aktivoi, jos tunniste tulisi asettaa automaattisesti uusia tietueita luotaessa.
Pysyvä	Aktivoi, jos tunnisteen (asetuksia) ei tulisi ylikirjoittaa poolien tai objektityyppien yksilöllisillä tunnisteilla.
Kuvake	Valitse kuvake luettelosta. Kuvake näytetään yhdessä tunnisteen nimen kanssa editorissa ja tiedoissa.
Väri	Valitse väri luettelosta. Tunniste ja tunnisteen kuvake näytetään tässä värissä.
Oikeudet	Lisää käyttöoikeuksia tunnisteeseen. Nämä käyttöoikeudet koskevat kaikkia tietueita, joihin tämä tunniste on asetettu.

Työnkulut

Työnkulkujen avulla voit määritellä automaattisia toimintoja, jotka käynnistyvät tiettyjen ehtojen täyttyessä. Näin voit esimerkiksi lähettää ilmoituksia, päivittää tietoja tai ohjata tarkistusprosesseja automaattisesti. Seuraavaksi käymme läpi, miten työnkulkuja voidaan määritellä ja käyttää järjestelmässä.

Työnkulku käynnistyy, kun:

1. toiminto vastaa määriteltyä
2. kirjautunut käyttäjä vastaa määriteltyä käyttäjää/ryhmää
3. tila ennen ja jälkeen tallennuksen vastaa määriteltyä
4. käyttäjä vahvistaa työnkulun (jos määritelty)

Oletuksena tässä määritellyt työnkulut ovat käytettävissä kaikille objektityypeille, joilla on tunnisteiden hallinta käytössä, sekä kaikille käyttäjille kaikissa pooleissa. Objektityypeille ja pooleille voit käyttää vaihtoehtoa ”Käytä yksilöllisiä työnkulkuja” määrittääksesi työnkulkuja, jotka ovat käytettävissä vain kyseisessä yhteydessä.

Lisätäksesi työnkulun, napsauta plus-painiketta vasemmassa alareunassa. Poistaaksesi valitun työnkulun, napsauta miinus-painiketta. Kopioidaksesi työnkulun, napsauta sitä ja sitten kopiointikuvaketta vasemmassa alareunassa.

Työnkulkujen järjestystä voi muuttaa käyttämällä pientä vetokahvaa rivun alussa. Tämä on tärkeää, koska työnkulun tyypistä riippuen järjestyksellä voi olla merkitystä.

Käytä seuraavia asetuksia työnkulun määrittämiseen:

Kenttä	Kuvaus
Lisää	Aktivoi tämä, kun haluat työnkulun käynnistyvän uuden tietueen luomisen yhteydessä. Tämä on hyödyllinen esimerkiksi automaattisten tunnisteiden lisäämiseen uusille tietueille.
Päivitä	Aktivoi tämä, kun haluat työnkulun käynnistyvän olemassa olevan tietueen muokkauksen yhteydessä. Tämä sopii esimerkiksi laadunvarmistusprosesseihin tai muutoshistorian automaattiseen päivittämiseen.
Poista	Aktivoi tämä, kun haluat työnkulun käynnistyvän tietueen poiston yhteydessä. Tämä on hyödyllinen esimerkiksi varmistusprosessien tai arkistointitoimenpiteiden käynnistämiseen.
Tyyppi	Valitse työnkulun tyyppi sen mukaan, miten haluat sen vaikuttavan tietueen tallennusprosessiin. Esimerkiksi ”REJECT& EXIT” estää tallennuksen ja lopettaa työnkulkujen tarkistamisen.
Objektityypit	Määritä tarkasti, mihin objektityyppeihin tämä työnkulku kohdistuu. Tämä mahdollistaa räätälöidyt työnkulut eri objektityypeille.
Käyttäjät/ryhmät	Määritä työnkulun kohderyhmä. Tämä mahdollistaa erilaisten työnkulkujen luomisen eri käyttäjäryhmille, mikä on hyödyllistä esimerkiksi eri käyttöoikeustasojen hallinnassa.
Ei ole ryhmässä
Kommentti	Lisää selkeä kuvaus työnkulun tarkoituksesta ja toiminnasta. Tämä auttaa muita ylläpitäjiä ymmärtämään työnkulun logiikan.
Ennen tallentamista	Määritä tarkasti tunnisteiden tilat, jotka laukaisevat työnkulun. Tämä mahdollistaa hienosäädetyn kontrollin työnkulun käynnistymiselle.
Tallennuksen jälkeen	Määritä tarkasti tunnisteiden tilat, jotka laukaisevat työnkulun. Tämä mahdollistaa hienosäädetyn kontrollin työnkulun käynnistymiselle.
Vahvistus	Kirjoita selkeä ja informatiivinen teksti, joka selittää käyttäjälle työnkulun vaikutuksen.
Toiminnot	Valitse ja konfiguroi huolellisesti toiminto, jonka haluat työnkulun suorittavan. Varmista, että toiminto on linjassa työnkulun tavoitteiden kanssa.
Pysyvä	Harkitse tarkkaan, tulisiko työnkulun olla pysyvä vai ei. Pysyvät työnkulut eivät ylikirjoitu poolien tai objektityyppien yksilöllisillä asetuksilla, mikä voi olla tärkeää järjestelmänlaajuisille prosesseille.

Muista testata jokainen työnkulku huolellisesti ennen käyttöönottoa varmistaaksesi, että ne toimivat odotetusti eivätkä aiheuta tahattomia seurauksia järjestelmässä.

Työnkulun tyypit

Tyyppi	Kuvaus
NORMAL	Käytä tätä tyyppiä, kun haluat työnkulun suorittavan määritellyn toiminnon ja jatkavan seuraavien työnkulkujen tarkistamista. Tämä on hyödyllinen yleisiin prosesseihin, jotka eivät vaadi välitöntä päätöstä tallennuksesta.
RESOLVE & EXIT	Valitse tämä, kun haluat varmistaa, että tietue tallennetaan heti tämän työnkulun jälkeen. Tämä on hyödyllinen kriittisissä prosesseissa, joissa haluat ohittaa myöhemmät työnkulut ja varmistaa välittömän tallennuksen.
REJECT & EXIT	Käytä tätä estääksesi tietueen tallennuksen ja lopettaaksesi työnkulkujen tarkistamisen. Tämä on tehokas tapa estää ei-toivotut muutokset tai varmistaa, että tietyt ehdot täyttyvät ennen tallennusta.
RESOLVE & CONTINUE	Valitse tämä, kun haluat työnkulun hyväksyvän muutokset, mutta silti jatkavan seuraavien työnkulkujen tarkistamista. Tämä on hyödyllinen monivaiheisissa prosesseissa, joissa tarvitaan useita tarkistuksia.
REJECT & CONTINUE	Käytä tätä, kun haluat merkitä tietueen hylätyksi, mutta silti jatkaa muiden työnkulkujen tarkistamista. Tämä mahdollistaa monimutkaiset hyväksyntäprosessit, joissa vaaditaan useita ehtoja.

Toiminnot

Toiminto	Kuvaus
Sähköposti	Sähköposti: Määritä automaattiset sähköposti-ilmoitukset työnkulun käynnistyessä. Voit konfiguroida: – Vastaanottajat: Valitse tarkasti, keille ilmoitus lähetetään. – Aihe ja viesti: Muotoile selkeä ja informatiivinen viesti. – Eräviestinnän tuki: Aktivoi tämä välttääksesi turhaa sähköpostien tulvaa.
Tunnisteet	Hallitse tietueiden tunnisteita automaattisesti: – Lisää tunniste: Ensimmäinen klikkaus (plus-kuvake) – Poista tunniste: Toinen klikkaus (miinus-kuvake) – Ei muutosta: Kolmas klikkaus Tämä mahdollistaa automaattisen metatietojen hallinnan ja luokittelun.
Webhook	Käytä tätä integroidaksesi ulkoisia järjestelmiä. Määritä webhook-kutsut huolellisesti perusasetuksissa varmistaaksesi turvallisen ja tehokkaan tiedonvaihdon järjestelmien välillä.

Kehitä tarvittaessa omia liitännäisiä erityistarpeisiin, kuten:
– Automaattinen kommentin lisäys muutoshistoriaan
– Tietueen kenttien päivitys laskentakaavojen perusteella
– Integraatiot muihin sisäisiin järjestelmiin

Muista, että työnkulkujen huolellinen suunnittelu ja testaus on kriittistä järjestelmän tehokkaan ja luotettavan toiminnan kannalta. Seuraa säännöllisesti työnkulkujen toimintaa ja optimoi niitä tarpeen mukaan varmistaaksesi, että ne palvelevat organisaatiosi muuttuvia tarpeita.