Inledning
CollectionPro erbjuder flexibla åtkomstnivåer: allmän åtkomst till sökning, åtkomst till specifika objekttyper (t.ex. förvärv, samlingar, aktörer) och tillgång till vissa funktioner, datafält och utskriftsmetoder som listor och rapporter. Således tillåter CollectionPro användare att endast komma åt de delar och funktioner i programmet som de behöver för att göra sitt jobb. Användarens slutliga behörigheter bestäms genom att ändra åtkomsten till systemegenskaper och objekttyper per användare eller per grupp. Dessutom är det möjligt att förhindra datainmatning i vissa fält för enskilda användare och grupper. Följande kapitel ger en kort översikt över användaråtkomst till CollectionPro.
Användare
Alla användare som arbetar med CollectionPro måste logga in i systemet, med undantag för delade samlingar och gäster (anonym användning). Beroende på systeminställningarna kan inloggningen till exempel utföras automatiskt baserat på dina Microsoft Windows inloggningsuppgifter eller med hjälp av CollectionPro-inloggningsformuläret. Programmet skapar en unikt post för varje användare, där all användarens information kan lagras, såsom namn, avdelning, telefonnummer, e-post, åtkomstgrupper etc., samt valfria systemrättigheter som gäller för den användaren. Användarbehörigheter omfattar följande enheter:
- Grupper: Tilldela rättighetsgrupper till en användare eller se vilka grupper som ställts in automatiskt.
- Systemrättigheter: Ange vilka sektioner användaren har tillgång till och vilka funktioner de får använda.
- Rättigheter: Ange vilka andra användare eller användargrupper som kan hantera den här användaren (läsa, skriva, radera).
Grupper
Användargrupper kan användas för att organisera användare strukturellt och tilldela behörigheter. Du kan skapa dina egna grupper eller använda fördefinierade systemgrupper. Grupper kan tilldelas användare manuellt eller automatiskt.
Objekttyper
Här hanterar du behörigheterna för användarens eller gruppens objekttyper så att användaren eller gruppen kan komma åt listor/tesaurer. Ange anpassade filnamn för de filer du vill ladda ner och exportera, eller lägg till sökfilter för viktiga fält.
Pooler
Pooler kan förstås som mappar där du kan placera dina filer eller poster. För pooler kan behörigheter konfigureras så att olika användargrupper har olika åtkomst till poster.
Användningsfall
Pooler kan användas för att strukturera dina filer och data. Detta kan baseras på innehåll, behörigheter eller arbetsflöden. Några möjliga exempel är:
| Användningsfall | Exempel | Beskrivning |
|---|---|---|
| Innehåll |
| Poolerna kan struktureras efter till exempel bilder och dokument, vilket gör det möjligt att snabbt välja den typ av innehåll man letar efter. Du kan använda olika objekttyper eller masker för att ha olika datafält i varje pool. |
| Rättigheter |
| Det vanligaste användningsfallet för pooler. Skapa pooler och användargrupper för varje avdelning, så att du till exempel kan ange att varje avdelning bara har tillgång till sina egna poster. |
| Arbetsflöden | | Ibland kan det vara klokt att reflektera dina arbetsflöden i pooler. Alla nya filer/poster laddas upp till poolen ”Under bearbetning” och när de är klara (all data har matats in) kan de flyttas till poolen ”Publicerad”. Detta är inte obligatoriskt, men det kan kombineras med rättigheter så att endast poster i poolen ”Publicerad” är tillgängliga för alla användare. |
Taggar och arbetsflöden
Taggar är etiketter som kan tilldelas poster. De kan användas för att representera arbetsflöden eller ge användare tillgång till specifika poster.
Användningsområden
Taggar och arbetsflöden kan användas på en mängd olika sätt. Här är några vanliga användningsområden:
| Användningsfall | Beskrivning |
|---|---|
| Redigeringsstatus | Ibland kan det det ta tid att slutföra poster om den nödvändiga informationen samlas in under en längre tidsperiod. Alternativt kanske du snabbt vill ladda upp filer med endast minimal information och arbeta med detaljerna senare. Om du vill spåra status för poster kan du skapa taggar för varje steg (till exempel ”ny”, ”bearbetas” eller ”slutförd”). Du kan även använda behörigheter och taggfilter för att ange att vissa grupper av användare endast kan se eller ladda ned slutförda poster. |
| Publicera poster | Om du vill ge externa användare åtkomst till vissa av dina poster utan att logga in kan du skapa en tagg för att märka ut offentligt tillgängliga poster (till exempel ”Extern” eller ”Publicerad”). Använd behörigheter och taggfilter för att se till att de bara ser det du vill att de skall se. |
| Redaktionellt arbetsflöde | Om poster behöver granskning och godkännande innan de publiceras kan du ställa in en grupp (till exempel ”Redigerare”), en tagg (till exempel ”För granskning”) och skapa ett arbetsflöde där redigerare får ett e-postmeddelande när en ny post markeras för granskning. Du kan också se till att inte alla användare kan tilldela taggen ”Publicerad” genom att konfigurera ett arbetsflöde som hindrar vissa grupper från att använda taggen. |
| Automatiska exporter | Om du regelbundet vill exportera vissa av dina poster till externa webbplatser eller portaler kan du skapa en tagg (till exempel ”Exportera till portal 1”), tagga dina poster och ställa in en schemalagd export för alla taggade poster. |
Förinställningar
Förinställningar är ett bra sätt att skapa fördefinierade behörigheter som gör det snabbare och enklare att dela samlingar och/eller poster med andra.
Observera att om en användare inte har systemrättigheten ”Ange individuella behörigheter när du delar” är förinställningar det enda sättet att dela samlingar eller poster med andra.