Den här guiden beskriver hur du aktiverar och använder hotfolder och filsystemanslutning. För att göra inställningarna behöver du systemadministratörsrättigheter.
Upladdningssamlingar
Upladdningssamlingar kan användas för att importera ett stort antal filer. Filer kan släppas antingen i en samling i gränssnittet eller via din dators filsystem. Alla filer importeras till CollectionPro och länkas till samlingen. Du kan läsa mer om samlingar här.
Skillnader mellan hotfolder och filsystemanslutning
Både hotfolder och filsystemanslutning använder WebDAV-protokollet och båda kan användas för att importera filer. Men det är bara filsystemanslutning som också stöder redigering och nedladdning av filer, medan hotfolder endast stöder import av filer.
- Hotfolder: Använd hotfolder när du bara vill importera filer till CollectionPro. Hotfolder är mycket snabbare än filsystemanslutning. När filerna har importerats kommer de att tas bort från WebDAV-mappen. Du kan behöva uppdatera vyn för att se ändringen. Om ett fel inträffar byter filen namn i stället för att tas bort och en textfil skapas med information om importen. Alla filer kan nås med de behörigheter som ställts in i CollectionPro och länkas automatiskt till den samling som användes för import.
- Filsystemanslutning: Även om import också är möjlig, är det långsammare än via hotfolder. Fördelen är att filerna blir kvar i WebDAV-mappen efter importen. Dessutom visas filer som redan finns i samlingen i WebDAV-mappen. Alla synliga filer kan laddas ner och redigeras (redigerade filer kommer att uppdateras i CollectionPro).
Notera: Var försiktig med filsystemanslutning: när du tar bort en fil från WebDAV-mappen kommer den också att raderas från CollectionPro och kan inte återställas!
Förberedelser före användning
Innan du använder hotfolder eller filsystemanslutning måste du göra några förberedelser. De flesta inställningar kan göras av en administratör, men i vissa fall krävs även en systemadministratör.
Aktivera tjänster
WebDAV måste aktiveras i systemet: Gå till Baskonfiguration > Tjänster och välj ”Aktivera hotfolder” och/eller ”Aktivera filsystemanslutning”.
Behörigheter
För att användare ska kunna använda hotfolder eller en filsystemanslutning måste de ges vissa behörigheter.
Användare (eller användargrupper) måste ha systemrättigheterna ”Tillgång till sökning” med ”Skapa egna samlingar” eller ”Tillgång endast till samlingar (bläddring utan sökfunktion)” och ”Frontend-funktioner” > med ”Visa filsystemanslutnings-URL”
Dessutom måste användare (eller grupper av användare) ha behörighet att skapa poster, importera filer och se minst en pool. Dessa kan konfigureras i inställningarna för pooler.
Konfigurera en uppladdningssamling
Hotfolder- och filsystemanslutning är endast tillgängliga via samlingar. Mer information hittar du i de allmänna anvisningarna för samlingar.
Skapande av en samling:
- För att skapa en ny samling, tryck på plusknappen i det nedre vänstra hörnet av snabbmenyn och ge samlingen ett namn.
- Högerklicka på samlingen och välj ”Inställningar”.
- Öppna fliken ”Uppladdningsinställningar”.
- Välj ”Aktivera uppladdningar för samling”, klicka på ”Spara” och öppna samlingsinställningarna igen.
Efter det anger du:
- Den objekttyp som du vill skapa poster för.
- Poolen där poster skall lagras.
- Masken du vill använda.
- Ett fält för filer.
- Metadatamappning för att läsa in metadata.
- Välj om endast nya poster ska skapas eller om befintliga poster ska uppdateras med nya filer.
När du är klar klickar du på ”Aktivera” för att spara dina ändringar och kopierar sedan antingen Hotfolder URL eller filsystemets URL.
Du kan sedan stänga dialogrutan och fortsätta till importen av filer.
Importera filer
Följ dessa steg för att ladda upp filer med hotfolder eller filsystemanslutning.
Som Windows-användare
Som Windows-användare kan du helt enkelt använda File Explorer . Öppna File Explorer och högerklicka på ”This PC” eller ”Network”. Välj ”Map network drive” från menyn. Klistra in hotfolder- eller filsystemadressen i fältet ”Folder” och klicka på ”Finish”.
Som Mac-användare
Som Mac-användare högerklickar du på Finder och väljer ”Anslut till server”. Klistra in hotfolder eller filsystemadressen och klicka på ”Anslut”. Anslut sedan som gäst. Nu kan du dra dina filer till den här mappen. Mappen kommer att finnas kvar under ”Platser” tills du kopplar bort den.