Denna artikel innehåller en ordlista över termer som används i CollectionPro-systemet. Ordlistan är avsedd att underlätta användningen och förståelsen av systemet både för nya och mer erfarna användare.
API (Programmeringsgränssnitt)
Möjliggör integration av CollectionPro med andra system och automatisk dataöverföring mellan dem.
Automatisk komplettering
Automatisk komplettering ger förslag baserat på vad användaren har skrivit i sökfältet. Systemet söker efter både liknande ord och relaterade poster.
Tillgång
En digital fil, betyder en digital version av något – det kan vara ett dokument, foto, video, ljudinspelning eller något annat lagrat på en dator eller annan elektronisk enhet. Ytterligare information om en fil kallas metadata.
Ändringshistorik
Ändringshistoriken fungerar som en digital tidsbok för posten. Varje gång en post ändras eller uppdateras gör systemet en anteckning i ändringshistoriken. Detta kan jämföras med redigeringshistoriken i många ordbehandlingsprogram eller versionshanteringssystem.
Det handlar inte bara om att se vilka ändringar som har gjorts i posten – systemet registrerar också viktiga detaljer som vem som gjorde ändringen och när. Detta ökar transparensen och gör det möjligt att spåra möjliga fel eller missförstånd. Dessutom, om användaren skriver en kommentar under sin redigering, sparas även den. Kommentarer är mycket användbara eftersom de kan ge sammanhang till varför en viss ändring gjordes – till exempel om uppdateringen gjordes som svar på nya forskningsdata eller kundfeedback.
Samling
Samlingar fungerar som personliga mappar för att samla poster. De kan omvandlas till presentationer, delas med andra och användas för att ladda ner filer. Samlingar kan struktureras hierarkiskt.
Kontextmeny
En GUI-meny som öppnas när du högerklickar på en fil eller post. Ger olika funktioner relaterade till den filen eller posten. Om du samtidigt trycker på Ctrl-tangenten på tangentbordet öppnas webbläsarens egna kontextmeny istället.
Datamodell
Objekttyper och masker är centrala komponenter i strukturen och driften av databasen. ’Objekttyp’ är i praktiken ett sätt att kategorisera olika poster eller information i databasen – till exempel för att separera bilder från texter eller videor från dokument. ’Masken’, å andra sidan, definierar hur vissa typer av data visas och redigeras, det vill säga den bestämmer vilka fält som är synliga och hur de är ordnade.
Dessa komponenter, det vill säga objekttyper och masker, definieras i ’datamodellen’. En datamodell fungerar som en plan för arkitekturen av en databas, som berättar hur data lagras, organiseras och bearbetas.
Det är också viktigt att förstå att system ofta har en separat ’utvecklingsmiljö’ vid sidan av den faktiska, aktivt använda miljön. Den nuvarande datamodellen (den som används nu) och den datamodell som ska utvecklas (till vilken ändringar görs) hålls åtskilda. Detta betyder att du kan göra och testa ändringar i utvecklingsmiljön utan att påverka driften av den nuvarande datamodellen tills du är redo att implementera de nya ändringarna, det vill säga ’aktivera’ dem.
Detaljvy
Detaljvyn är den del av användargränssnittet som presenterar all detaljerad information om en fil eller post, det vill säga metadata. Denna vy är belägen på höger sida av användargränssnittet och är formad som en sidopanel. Användare med nödvändiga rättigheter kan se all information och, vid behov, fortsätta att redigera den i redigeraren.
Visningsnamn
Visningsnamnet är ett valfritt namn som användaren kan sätta för sig själv i systemet. Det är det namn som andra användare ser när de tittar på ändringar, kommentarer eller andra åtgärder som någon har gjort.
Filvariant
Variation av en fil. Filer kan beskäras eller roteras, vilket resulterar i en ny version. Det är också möjligt att importera en ny version (redigerad i en extern redigerare som Photoshop) av filen.
Filversion
Version av en fil. När en fil importeras till CollectionPro skapas automatiskt olika (förhandsvisnings-) versioner. De olika versionerna definieras i Filarbetaren.
Grupp
Användargrupper kan användas för att strukturera användare och tilldela åtkomsträttigheter. Du kan skapa egna grupper eller använda fördefinierade systemgrupper. Grupper kan sättas manuellt eller automatiskt.
Listor
Listvyn används för att hantera alla objekttyper och deras associerade poster. Här kan du hitta exempelvis vokabulärer och tesaurier. Användningen av listor kräver systemrättigheten ”Hantera listor”.
Huvudsökning (fulltextsökning)
När du skriver in termer i sökfältet kombineras sökorden som standard med AND-operatorn. Detta innebär att systemet söker efter poster som innehåller alla de termer du anger. Om du vill göra mer specifika sökningar eller begränsa sökresultaten kan du använda olika sökoperatorer, avancerad sökning och filter.
Mask
Masker används för att visa och redigera datafält i en post. Masken är en viktig del i hanteringen av de rättigheter som är relaterade till systemets fält. Den bestämmer vilka datafält som kan ändras och vars innehåll endast visas. Masken kan också användas för att sätta ordningen på fälten och bestämma om datafälten ska visas på flikar, paneler eller grupperas.
Minst en mask måste skapas för varje objekttyp (den första skapas automatiskt) och sättas som standardmask. Endast en standardmask kan definieras för varje objekttyp. Standardmasken används för att besluta vilken mask som används för att visa sökresultat och detaljer i situationer där användaren har rättigheter till fler än en mask (t.ex. genom olika gruppmedlemskap). Om flera masker är tillgängliga kan användaren växla mellan maskerna i informations- och redigeringsvyerna.
Metadata
Information som beskriver en fil. Detta kan vara IPTC-, EXIF- eller XMP-information som lagras inuti filen, såsom inspelningsdatum, fotograf, upphovsrättsinformation. Det kan också vara systemintern information, såsom uppladdningsdatum, användaren som laddade upp filen och olika klassificeringar som taggar. De flesta sökfunktioner baseras på metadata.
Objekttyp
Objekttyper beskriver strukturen för databasens innehåll och definierar vilken typ av data den innehåller. Dessa typer kan klassificeras som primära och sekundära objekttyper. Det är viktigt att notera att denna klassificering baseras på betydelsen och innehållet i informationen, inte så mycket på den tekniska implementationen. Objekttyper definieras med hjälp av en datamodell.
Behörigheter
Definierar vilka funktioner användaren kan utföra i systemet. Dessa kan sättas per användare, grupp eller pool.
Plugins
Plugins kan användas för att lägga till nya funktioner i systemet, som anpassade datatyper, API-slutpunkter och användargränssnittselement.
Pool
Pooler fungerar som mappar där du kan lagra dina filer och poster. Olika användarbehörigheter kan sättas för varje pool, så att du kan definiera vilka användargrupper som kan komma åt vilken post.
Primär objekttyp
Den primära objekttypen avser databasposten eller posterna som speglar det huvudsakliga innehållet eller de centrala innehållen i databasen. Det representerar de viktigaste, kanske de mest grundläggande dataelementen i en databas. Klassificeringen som primär baseras på betydelsen och innehållet i informationen i databasen, inte så mycket på den tekniska implementationen. Till exempel kan ett foto, en video eller ett dokument vara den primära objekttypen i databasen. Dessa primära objekttyper kan förfinas och utökas med sekundära objekttyper som ger ytterligare information eller detaljer om de primära posterna.
Snabbåtkomst
Med hjälp av snabbåtkomstmenyn kan du skapa och använda dina egna eller delade samlingar och presentationer. Du kan få tillgång till sparade sökningar och listor med snabbåtkomstinställningen aktiverad.
Post
Posten är CollectionPros referens till filen. Posten lagrar all systemintern metadata, taggar, albumlänkar, betyg, licensinformation och personinformation. Posten innehåller också en miniatyrbild av filen och en länk till filen så att filen kan laddas ner. En post skapas automatiskt för varje fil. Personer har också sina egna personposter som innehåller personens information.
Postversion
Statusen för en post efter att den har sparats. Varje gång en post sparas skapas en ny version av posten.
Rapportering
Funktioner som kan användas för att skapa sammanfattningar och analyser av systemdata, såsom användarstatistik eller innehållsanalyser.
Sökoperator
Speciella tecken eller ord som används i en sökning för att förfina eller utöka sökresultaten. Till exempel AND, OR, NOT eller citattecken för exakt frassökning.
Sekundär objekttyp
Sekundära poster är informationsbitar som ger ytterligare information eller detaljer om primära objekttyper. Till exempel, när vi talar om ett fotografi (den primära objekttypen), kan sekundära poster innehålla information om fotografen, nyckelord och annan relevant information. Denna ytterligare information hjälper till att bättre förstå och klassificera den primära objekttypen. Användare kan söka, redigera eller ta bort dessa sekundära poster med hjälp av särskilda listor.
Tagg
Taggar är en typ av etikett som kan fästas vid poster. De kan till exempel användas för att övervaka och beskriva olika arbetsfaser, som ”redaktionella” processer. Dessutom kan taggar användas för att begränsa eller möjliggöra användares åtkomst till vissa poster. Ett exempel på detta är att publicering i Finna-systemet kan styras genom att definiera lämpliga taggar för posten.
Användare
Konton med åtkomst till CollectionPro. Användare kan skapas under Rättighetshantering > Användare.
Versionshantering
Ett sätt för systemet att spåra och hantera olika versioner av filer över tid, vilket gör det möjligt att återgå till tidigare versioner vid behov.
Webbplattform
CollectionPros publiceringsgränssnitt för externa användare och riktade målgrupper som personal. På webbplattformen kan användare bläddra, söka och ladda ner filer. Webbplattformen får sin egen fasta adress och kan vara helt offentlig eller bakom en inloggningsformulär. Filer publiceras till webbplattformen via album. Det är möjligt att skapa flera webbplattformar för olika användningar, såsom för olika evenemang och varumärken.
Arbetsflöde
En fördefinierad processen eller steg genom vilka poster behandlas i systemet. Kan inkludera exempelvis granskning, godkännande och publiceringssteg.