Denna guide ger en första vägledning och innehåller de vanligaste funktionerna i CollectionPro.
Applikationen kan nås via en webbläsare. Allt du behöver är en fungerande internetuppkoppling och en uppdaterad webbläsare. Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av webbläsaren Google Chrome.
Inloggning
I de flesta fallen kommer programmet att be dig att logga in. Ange ditt användarnamn (användarnamn eller e-post) och lösenord för att få tillgång till applikationen. Beroende på dina rättigheter kan du söka efter poster (bilder, videor, ljud- eller dokumentfiler, föremål, konst, …), redigera poster, ladda upp filer eller importera och exportera data och mycket mer.
I vissa fall kräver applikationen inte att du loggar in för att visa data. Då kommer du direkt till sökfunktionen, där du kan söka och visa poster. Ibland kan du också registrera dig för att få tillgång till mer information eller funktioner.
Inloggningsskärmen kan anpassas i basinställningarna (t.ex. genom att lägga till en bakgrundsbild eller ett välkomstmeddelande) eller i meddelanden (t.ex. genom att lägga till användarvillkor).
Gränssnitt
Den allmänna layouten för gränssnittet är alltid densamma. Till vänster finns navigering, följt av snabbmeny och huvudsökningsområde, och till höger detalj/redigeringsvy. I det övre högra hörnet finns användarmenyn, där du hittar dina exporter, användarinställningar och språkinställningar.
| Nr. | Område | Funktion |
|---|---|---|
| 1 | Huvudmeny | Menyn kan visas i sin helhet genom att klicka på den lilla pilen längst ned. Beroende på dina rättigheter kan du använda olika delar av programmet, t.ex. rättighetshanteraren, datamodellen eller CSV-importverktyget. |
| 2 | Snabbmeny | Med hjälp av snabbmenyn kan du skapa samlingar för att lagra poster för senare användning. Samlingar kan också delas med andra. Du hittar också dina sparade sökningar i genvägsmenyn. |
| 3 | Sökning | Använd fulltextsökning, avancerad sökning eller filter för att söka efter poster. Du kan ändra layouten på sökresultaten eller använda sortering. Klicka på poster för att se all information och använd höger musknapp för att få fler alternativ, t.ex. att ladda ner en fil. |
| 4 | Detalj / redigeringsvy | Genom att klicka på en post i sökningen (eller använda höger musknapp) kan du se en förhandsgranskning av postfilen och alla metadata till höger. Beroende på dina rättigheter kan du ladda upp/ned/dela en post eller växla till redigeringsvyn och redigera/lägga till data. |
| 5 | Användarmeny | I användarmenyn hittar du din profil, där du också kan ändra ditt lösenord, språkinställningar och dina exporter, samt andra användbara länkar som t.ex. denna dokumentation. |
Ett välkomstmeddelande kan läggas till i sökningen under meddelanden. Layouten (t.ex. panelbredd, sökresultatvy, genväg för att öppna/stänga eller filter) sparas automatiskt i användarinställningarna. Använd användarinställningarna för att ange standardvärden för nya användare.
Sökning
Större delen av utrymmet är reserverat för sökningen, som omfattar ”Källor”, fulltextsökning, avancerad sökning, filter och sökresultat.
”Källor” definierar datauppsättningen för din sökning. Tänk på det som mappar på din dator, där du kan välja vilka mappar som ska ingå i din sökning. Det här är ett utmärkt sätt att göra ett första urval från den datauppsättning som du är intresserad av.
Använd sedan fulltextsökningen för att hitta ord, siffror eller fraser. Ange ett eller flera sökbegrepp och tryck på Enter för att starta sökningen. Programmet kommer att söka efter termer i alla fält i posterna (som ingår i fulltextsökningen). Alla termer trunkeras automatiskt från höger, vilket innebär att ”hus” även kommer att hitta ”husdjur”, ”husockupant”, etc. Alternativt kan du använda en asterisk (*) i början eller slutet av ett ord. Om du vill söka efter exakta termer väntar du på autokomplettering och väljer sedan ”Hela ordet” eller använder enstaka citattecken. Om du sätter ord inom citattecken söker du efter hela meningen (vilket innebär att orden måste komma i exakt samma ordning för att ge en träff).
Använd den avancerade sökningen för att hitta termer i specifika fält eller teknisk information som filtyp eller filstorlek. Så länge det finns poster i sökresultaten kan du använda filtren för att förfina din sökning.
Sökresultat
Programmet erbjuder olika sökresultatvyer, t.ex. ”Standardvy” (fokuserar på förhandsgranskningsbilder), ”Textvy” (fokuserar på metadata) och ”Tabellvy” (visar resultaten som en tabell). Varje vy har flera alternativ, t.ex. förhandsgranskningsstorlek, layout eller hur många poster per sida som ska visas.
Som standard visas de nyaste posterna högst upp. Varje användare kan ändra sorteringen och visa resultaten i den ordning de vill. Applikationen stöder upp till tre sorteringskriterier samt sortering av tekniska data som filstorlek eller filtyp.
Om du vill utföra en åtgärd på flera poster, t.ex. ladda ner eller redigera dem, kan du välja poster med lasso (vänsterklicka + håll kvar + flytta musen) eller genom att vänsterklicka på posterna medan du håller ned CMD (Mac) eller CTRL (Windows).
Visning och nedladdning
När du har hittat de poster du söker kan du klicka på en post för att se detaljerna i den högra panelen.
Använd musens rullningshjul eller knapparna”+” och ”-” i förhandsgranskningen för att zooma in på bilder, eller knappen ”play” för att starta en video. Använd ikonen ”expandera” i det övre högra hörnet för att öppna posten och filen i full vy.
Beroende på inställningarna kan du öppna en karta med bilden utmärkt på den (förutsatt att bilden har GPS-koordinater i sina metadata).
Om du har de nödvändiga rättigheterna kan du enkelt ladda ner filen genom att klicka på knappen ”Ladda ner” högst upp i detaljvyn. Välj mellan originalfilen eller automatiskt genererade förhandsvisningar.
Exportering
Beroende på dina rättigheter kan poster exporteras i CSV-, XML- och JSON-format. Högerklicka på posten eller använd menyn i detaljvyn och klicka på ”Exportera”. Du kan också välja flera poster i sökningen och exportera dem alla på en gång. Exporter kan schemaläggas och kommer då att utföras automatiskt (och skickas via e-post eller FTP).
Du kan komma åt, redigera och ladda ner alla exporter i användarmenyn, som finns i det övre högra hörnet.
Redigering
När du ser på postdetaljer kan du gå till redigeringsvyn om du vill göra ändringar, eller klicka på ”Redigera post” i sökningens snabbmeny. Här kan du uppdatera metadata eller ändra filen/filerna om du har de nödvändiga rättigheterna. Varje sparning skapar en ny version av posten, som kan ses i ändringshistoriken.
Om du vill lägga till nya filer i programmet eller skapa nya poster klickar du på den stora plusknappen högst upp i huvudmenyn (om du har nödvändiga behörigheter). Dra och släpp eller välj de filer som du vill ladda upp till vänster. Till höger väljer du rätt objekttyp för dina poster och den pool där du vill skapa dem. För att extrahera IPTC/XMP/EXIF-metadata från dina filer väljer du en lämplig mappningsprofil för metadata (om den är konfigurerad). Beroende på datamodellen kan programmet också identifiera versioner (samma filnamn men olika filtyper) och serier (samma filnamn med indexnummer) och skapa en gemensam post för alla filer i stället för att skapa en separat post för varje fil.
Importering
När filerna har importerats kan du gå till nästa skärm och ange metadata. Allt du skriver in i mallposten kommer att skrivas till varje post som visas nedan. För att ändra/modifiera data för specifika poster, klicka på en post i listan till vänster. Du kan också öppna en förhandsgranskning av filen till höger för att zooma. Fyll i åtminstone alla obligatoriska fält.
Delning
Applikationen gör det möjligt för användare att dela poster med andra, förutsatt att de har beviljats de nödvändiga rättigheterna. Om du vill dela en fil markerar du en post och använder alternativet ”dela” i detaljvyn, eller så skapar du en samling med flera poster som du vill dela.