Taggar är markeringar som kan länkas till poster. De kan användas för att beskriva arbetsflöden eller ge användare tillgång till specifika poster.
Användningsområden
Taggar & arbetsflöden kan användas på en mängd olika sätt. Här är några vanliga användningsområden:
| Användningsfall | Beskrivning |
|---|---|
| Redigeringsstatus | Ibland kan det ta tid att slutföra poster eftersom den nödvändiga informationen samlas in under en längre tidsperiod. Du kan också snabbt ladda upp filer med minimal information och slutföra dem senare. Om du vill spåra status för poster kan du skapa taggar för olika stadier (till exempel ”ny”, ”bearbetas” eller ”slutförd”). Du kan använda behörigheter och taggfilter för att ange att specifika grupper av användare endast kan komma åt eller ladda ned slutförda poster. |
| Om du vill ge externa användare åtkomst till specifika poster utan att logga in kan du skapa en tagg för att tagga offentligt tillgängliga poster (till exempel ”Extern” eller ”Publicerad”). Använd behörigheter och taggfilter för att se till att de bara ser den information du vill visa. | |
| Redaktionellt arbetsflöde | Om poster behöver granskas och godkännas innan de publiceras kan du ställa in en grupp (till exempel ”Redigerare”), en tagg (till exempel ”För granskning”) och skapa ett arbetsflöde där redigerare meddelas när en ny post markeras för granskning. Du kan också se till att inte alla användare kan ange taggen ”Publicerad” genom att konfigurera ett arbetsflöde som hindrar vissa grupper från att ange taggen. |
| Automatiska exporter | Om du regelbundet vill exportera vissa av dina poster till externa webbplatser eller portaler kan du skapa en tagg (till exempel ”Exportera till portal 1”), tagga posterna och ställa in en schemalagd export för alla taggade poster. |
Dessutom finns det fyra systemtaggar som inte kan redigeras:
| Tagg | Beskrivning |
|---|---|
| UNIQUE_KEY_VIOLATION | Den här taggen sätts när ett UNIQUE-index har lagts till i datamodellen och det finns poster som bryter mot denna UNIQUE-nyckel. |
| NESTED_UNIQUE_KEY_VIOLATION | Den här taggen anges när ett UNIQUE-index har lagts till i datamodellen för ett kapslat/upprepbart fält, och det finns poster som bryter mot denna UNIQUE-nyckel. |
| CHECK_VIOLATION | Den här taggen anges när ett NOT NULL-index eller -intervall har lagts till i datamodellen, och det finns poster som inte har några värden inställda eller värden som ligger utanför det definierade intervallet. |
| TAGS_CHOICE_VIOLATION | Den här taggen anges när en post har flera taggar från samma tagg-grupp av typen ”radio knapp” |
Taggar
Taggarna är alltid ordnade i tagg-grupper. Det är viktigt att först skapa en tagg-grupp genom att klicka på plusknappen i det nedre vänstra hörnet. Om du vill lägga till en tagg väljer du först en tagg-grupp. Först då kan du klicka på plusknappen och välja ”Tagg”. Om du vill ta bort taggar eller tagg-grupper markerar du dem och klickar på minusknappen längst ned till vänster.
Observera att taggar eller tagg-grupper bara kan tas bort om de inte i bruk i några poster eller behörigheter.
Som standard är taggarna som definieras här tillgängliga för alla objekttyper som har tagghantering aktiverat, samt för alla användare i alla pooler. För objekttyper och pooler kan du använda alternativet ”Använd individuella taggar” för att endast använda en del av taggarna.
Om du vill dölja alla taggar för specifika användare kan du definiera en mask och ställa in taggarna på ”Visa inte”. Om du bara vill förhindra att specifika användare anger eller tar bort en tagg definierar du ett arbetsflöde (se nedan).
Du kan ändra ordningen på tagg-grupper och taggar genom att använda det lilla draghandtaget framför visningsnamnet. De visas i den här ordningen när du anger taggar till poster eller visar taggar på poster.
Använd följande inställningar för att konfigurera taggar och tagg-grupper:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Visningsnamn | Ange ett namn för tagg-gruppen och taggarna. |
| Typ | För tagg-grupper: Välj om taggarna ska vara radioknappar (endast en tagg från en grupp kan ställas in för en post) eller kryssrutor (flera taggar från en grupp kan ställas in för en post). För taggar: Välj ”Enskild” eller ”Alla versioner”. Detta är bara viktigt om du vill ge användare åtkomst till äldre (taggade) versioner av poster. |
| Visa | Välj om du vill visa taggen i redigeraren, detaljer, sökning och/eller filter. Välj ”dold” om du vill använda dolda taggar i arbetsflöden eller bara behöver dem för API bruk. |
| Ytterligare information | Ange en referens eller ett eget namn för tagg-gruppen eller taggen. Båda måste vara unika. Detta kan vara användbart när du importerar data med taggar eller arbetar med ett API. Du kan också lägga till en beskrivning för taggarna som kommer att visas när du håller muspekaren över taggen. |
| Aktiverad | Endast aktiverade taggar kan användas. Inaktivera taggen för att dölja den från taggvalet. |
| Standard | Aktivera om taggen ska sättas automatiskt när nya poster skapas. |
| Beständig | Aktivera om taggarna inte ska skrivas över av individuella taggar för pooler eller objekttyper. |
| Ikon | Välj en ikon från listan. Ikonen visas tillsammans med taggnamnet i redigeraren och i detaljer. |
| Färg | Välj en färg från listan. Taggen och taggikonen visas i den här färgen. |
| Rättigheter | Lägg till rättigheter för taggen. Dessa rättigheter gäller för alla poster som har den här taggen inställd. |
Arbetsflöden
Med arbetsflöden kan du definiera automatiska åtgärder som körs när vissa villkor uppfylls. Du kan till exempel skicka meddelanden, uppdatera information eller automatiskt styra granskningsprocesser. Härnäst kommer vi att gå igenom hur arbetsflöden kan definieras och användas i systemet.
Arbetsflödet startar när:
- funktionen motsvarar definitionen
- den inloggade användaren motsvarar den angivna användaren/gruppen
- statusen före och efter sparande motsvarar den angivna
- användaren bekräftar arbetsflödet (om det har definierats)
Som standard är de arbetsflöden som definieras här tillgängliga för alla objekttyper som har tagghantering aktiverat, samt för alla användare i alla pooler. För objekttyper och pooler kan du använda alternativet ”Använd individuella arbetsflöden” för att ange arbetsflöden som endast är tillgängliga i den kontexten.
För att lägga till ett arbetsflöde, klicka på plusknappen längst ner till vänster. Om du vill ta bort det valda arbetsflödet klickar du på minusknappen. För att kopiera ett arbetsflöde, klicka på det och sedan på kopieringsikonen längst ner till vänster.
Du kan ändra ordningen på arbetsflödena med hjälp av det lilla draghandtaget i början av raden. Detta är viktigt eftersom ordningen kan ha en betydelse beroende på typen av arbetsflöde.
Använd följande inställningar för att konfigurera arbetsflödet:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Infoga | Aktivera detta när du vill att arbetsflödet ska starta när du skapar en ny post. Detta är till exempel användbart för att lägga till autotaggar i nya poster. |
| Uppdatera | Aktivera detta när du vill att arbetsflödet ska starta när du redigerar en befintlig post. Detta är till exempel lämpligt för kvalitetssäkringsprocesser eller automatisk uppdatering av ändringshistorik. |
| Radera | Aktivera detta när du vill att arbetsflödet ska starta när någon raderar en post. Detta är till exempel användbart för att initiera säkerhetskopieringsprocesser eller arkiveringsåtgärder. |
| Typ | Välj typ av arbetsflöde baserat på hur du vill att det ska påverka sparningsprocessen. Till exempel kommer ”REJECT & EXIT” att blockera sparning och sluta checka arbetsflöden. |
| Objekttyper | Ange exakt vilka objekttyper som det här arbetsflödet riktar sig till. Detta möjliggör anpassade arbetsflöden för olika objekttyper. |
| Användare/Grupper | Definiera arbetsflödets målgrupp. På så sätt kan du skapa olika arbetsflöden för olika användargrupper, vilket är användbart för att till exempel hantera olika åtkomstnivåer. |
| Inte i gruppen | |
| Kommentar | Lägg till en tydlig beskrivning av arbetsflödets syfte och funktion. Detta hjälper andra administratörer att förstå arbetsflödeslogiken. |
| Innan du sparar | Definiera exakt tillstånden för de taggar som utlöser arbetsflödet. Detta ger finjusterad kontroll över starten av arbetsflödet. |
| Efter att ha sparat | Definiera exakt tillstånden för de taggar som utlöser arbetsflödet. Detta ger finjusterad kontroll över starten av arbetsflödet. |
| Bekräfta | Skriv en tydlig och informativ text som förklarar effekten av arbetsflödet för användaren. |
| Handlingar | Välj och konfigurera noggrant den handling som du vill att arbetsflödet ska utföra. Se till att handlingen är i linje med målen för arbetsflödet. |
| Beständig | Fundera noga på om arbetsflödet ska vara beständigt eller inte. Beständiga arbetsflöden skrivs inte över av individuella inställningar för pooler eller objekttyper, vilket kan vara viktigt för systemomfattande processer. |
Se till att testa varje arbetsflöde noggrant innan du aktiverar det för att säkerställa att de fungerar som förväntat och inte orsakar oavsiktliga konsekvenser i systemet.
Typer av arbetsflöden
| Typ | Beskrivning |
|---|---|
| NORMAL | Använd den här typen när du vill att arbetsflödet ska utföra en definierad åtgärd och fortsätta att checka efterföljande arbetsflöden. Detta är användbart för vanliga processer som inte kräver ett omedelbart beslut om sparning. |
| RESOLVE & EXIT | Markera det här alternativet om du vill vara säker på att posten sparas direkt efter det här arbetsflödet. Detta är användbart för kritiska processer där du vill hoppa över efterföljande arbetsflöden och säkerställa omedelbar sparning. |
| REJECT & EXIT | Använd detta för att förhindra att posten sparas och sluta checka arbetsflöden. Detta är ett effektivt sätt att förhindra oönskade ändringar eller för att se till att vissa villkor är uppfyllda innan du sparar. |
| RESOLVE & CONTINUE | Välj det här alternativet om du vill att arbetsflödet ska acceptera dina ändringar men ändå fortsätta att checka efterföljande arbetsflöden. Detta är användbart för processer i flera steg som kräver flera kontroller. |
| REJECT & CONTINUE | Använd detta när du vill markera en post som avvisad men ändå fortsätta att checka andra arbetsflöden. Detta möjliggör komplexa godkännandeprocesser som kräver flera villkor. |
Handlingar
| Handling | Beskrivning |
|---|---|
| E-post | E-post: Ställ in automatiska e-postaviseringar när arbetsflödet startar. Du kan konfigurera: – Mottagare: Välj exakt vem du vill skicka aviseringen till. – Ämne och budskap: Formulera ett tydligt och informativt budskap. – Stöd för batchjobb: Aktivera detta för att undvika en onödig flod av e-postmeddelanden. |
| Taggar | Hantera taggar automatiskt: – Lägg till en tagg: Första klicket (plusikon) – Ta bort en tagg: Andra klicket (minusikon) – Ingen ändring: Tredje klicket Detta möjliggör automatisk hantering och klassificering av metadata. |
| Webhook | Använd detta för att integrera externa system. Konfigurera webhook-anrop noggrant i baskonfigurationen för att säkerställa säkert och effektivt datautbyte mellan system. |
Om det behövs kan du utveckla dina egna plugins för specifika behov, till exempel:
– Automatiskt tillägg av kommentarer i ändringshistoriken
– Uppdatera fält i en post baserat på beräkningsformler
– Integrationer med andra interna system
Kom ihåg att noggrann planering och testning av arbetsflöden är avgörande för att systemet ska fungera effektivt och tillförlitligt. Övervaka regelbundet arbetsflöden och optimera dem efter behov för att säkerställa att de betjänar organisationens föränderliga behov.